Zo druk je die plannen er wel door

Vergaderen lijkt zo eenvoudig. Je zit met wat mensen om tafel en bespreekt een aantal zaken. Daarbij volg je een agenda. Om de beurt vertel je wat je doet en lever je professionele input. Wanneer iemand spreekt, luisteren de anderen. Daarna neem je gezamenlijk besluiten. Je verdeelt nieuwe taken en noteert belangrijke afspraken. Dat is alles. De vergaderingen van ons vrijwilligersclubje echter, verlopen een beetje anders. Wat zeg ik? Het is totale chaos!

Persoonlijk vind ik dat je eerst een opleiding psychologie moet doen, voordat je aan vergaderingen begint. Want je denkt misschien dat het over de agendapunten gaat, maar dat is niet altijd zo. Het draait evenzeer om belangen, om gevoelens en om onuitgesproken verwachtingen. Bovendien brengt iedere deelnemer zijn eigenaardigheden mee. In dat opzicht helpt de Belbin test, en het bestuderen van de Roos van Leary.

Daarnaast vind ik dat een studie politicologie vereist is. Tenminste, wanneer je met door de wol geverfde types in een vergadering zit. Je zou het bij onze gemoedelijke vergadering niet verwachten, maar hier speelt de hogere kunst van het plannen erdoor duwen. En het gaat er soms behoorlijk slinks aan toe.

Wat bijvoorbeeld goed werkt, is een onrustige sfeer creëren. Sta midden in de bespreking van een agendapunt op om voor iedereen koffie te gaan halen. Of beter: hou met een of twee deelnemers onderonsjes, terwijl de vergadering gaande is. Dat leidt af en zorgt later voor twijfel. Dan kan je de volgende keer zeggen: ‘Oh, maar dat hebben we de vorige keer al besproken.’ Hoe chaotischer, hoe beter. Met wat geluk mist de notulist dan precies de besluiten die jou minder goed uitkomen.

Beter nog is om zaken voor te bespreken met een invloedrijk persoon. Je merkt snel genoeg wie dat is. En verwacht je van iemand een tegenstem, zorg dan dat de dwarsligger pas tijdens de vergadering informatie krijgt, terwijl de rest al op de hoogte is. Moffel kritieke punten diep weg in een tekst. Wellicht lukt het om je document meteen al in stemming te brengen.

Wat ook helpt, is dit. Benader een enthousiaste trainer en hou die een wortel voor. Beloof bijvoorbeeld ruimte voor exposure, ook al ga jij daar niet over. Vervolgens laat je de trainer met verve een workshopvoorstel presenteren. Dat vergroot de gunfactor. Degene die dan bezwaren uit, wordt vanzelf gezien als spelbreker.

Maar de beste manier is structureel elk tegengeluid negeren, en steeds opnieuw hetzelfde oude voorstel indienen. Desnoods drie keer. Stuur het gauw per ongeluk ongewijzigd naar een fonds voor subsidie. Dan kan je achteraf zeggen: ‘Oeps, het stond nog in het plan. En ze hebben het al goedgekeurd. Nu moeten we het wel zo uitvoeren.’

Mijn eerste werkdag als ambtenaar

Tekening van mijn eerste werkdag mei 1985

Wanneer ik in mijn grote map naar mooie kalenderplaten zoek, kom ik ze tegen. De tekeningen die ik in 1985 maakte, waaronder de pentekening hierboven. Direct volgen de herinneringen en de gevoelens die daarbij horen. Het was toen zo’n totaal andere periode.

1985; een tijd van hoge (jeugd-)werkloosheid was net voorbij. Deze tekening heb ik ’s avonds gemaakt, na afloop van mijn eerste werkdag op de afdeling financiële administratie van een naburige gemeente. Dat was al mijn tweede baan. Wat je ziet, is een weergave van mijn indrukken en mijn belangrijkste taken. Facturen maken, gegevens bijhouden, volgens strakke richtlijnen werken. Alles overheersend zijn de hokjes. Ik zie nog de rijen opgestapelde bakjes voor allerhande paperassen. Die stonden op mijn bureau en in mijn kast. Zo’n grijze kast, van metaal.

Het was een periode waarin ik niet beter wist dan dat het altijd zo zou zijn. Ik droomde wel van iets anders. Want nog geen twee jaar eerder, tijdens een vakantie in Griekenland, in september 1983 om precies te zijn, had ik een Australiër ontmoet. Van het type Griekse halfgod. Hij had mij over zijn land verteld. Maar die bestemming was met mijn karige salaris schier onbereikbaar. Drie hele lange jaren zou het nog duren, voordat ik voor het eerst daarnaartoe kon gaan.

Tot die tijd maakte ik er het beste van. Werken, werken, werken, werken; half dagje werken en dan begon het weekend weer. Eindelijk. Het werk was helemaal niet onaardig hoor. Ik hou wel van gegevens beheren en structuur aanbrengen. Maar om dat nu de hele dag te doen met verder niets enerverends erbij… Man, man, man, wat héb ik mij te pletter verveeld. Ook in volgende banen. Jaar na jaar na jaar. Dagen, weken, maanden aftellen tot de volgende vakantie, één keer per jaar.

Ik had best aardige collega’s daar. Mijn chef was het type scheepskapitein: blozende wangen, dikke buik en woeste baard. Er stond altijd een longdrinkglas op zijn bureau. Gevuld met jenever, al dronk hij dat als water. Links van hem zat zijn lieftallige assistente: Sonja. Sonja had ergens nog wat Indonesische roots. Tegenover haar zat Fred. Vriendelijke man, gezinstype. Hij werkte mij in en gedroeg zich vaderlijk naar mij. Ik was dan ook de jongste van het team. Aan het volgende duoblok zaten Bert (een grote man) en nog een Fred. Bert was van de praatjes en Fred nummer twee vond ik wel leuk om te zien. Maar hij was meer met sportprestaties bezig dan met vrouwen, geloof ik.

Dan, naast onze kamerdeur, mijn bureau. Helemaal vrij, niemand tegenover mij. En iets verderop stond het bureau van de heer E. Hij was de rechterhand van de scheepskapitein. Ik weet niet meer wat de voornaam was van meneer E. Meneer E. had een tikje of twee. Vele jaren later kwam hij in het appartementencomplex achter mij wonen. Toen zag ik hem regelmatig tijdschriften uit de papierbak vissen. Hij was vermoedelijk erg alleen. Ik scheur tot op heden zorgvuldig elk adreslabel van mijn paperassen af. Dat is nog een erfenis van de heer E.

Het middelste blok werd gevormd door een heuse computer, een joekel van een groen-streepjespapierprinter én een boekhoudmachine. Dat was zo’n gevaarte waar je ponskaarten in deed. Ik had trouwens mijn eigen telefoontoestel, met draaischijf, want ik werd soms gebeld via de buitenlijn. Er was dus toch wel sprake van enig leven in de brouwerij.

Mijn collega’s gingen elke dag naar de kantine. Daar ben ik nooit geweest. Ik moest naar buiten in de pauze. Dan wandelde ik naar het overdekte winkelcentrum als het regende, of naar het park aan de overkant als de zon scheen. Sloten koffie werkte ik naar binnen op dat kantoor. Zodat ik scherp bleef. Ach, het is de minste van alle kwade verslavingen. Ik wist gewoon niet beter en op vrijdagmiddag begon het weekend weer.

Werkzoekende death by algorithm

Vriendin en manager E. wil weten hoe het nu staat met werk vinden. ‘Werk’ is een onderwerp waar ik verschillend op reageer. Afhankelijk van mijn gesprekspartner en stemming is dat berustend, verbolgen, bevlogen of zwaar gefrustreerd. Ik vertel over de barrières op de arbeidsmarkt en over de mitsen en maren. Zoals dat ik niet door het systeem heen kom. ‘Wat erg toch, want je kan zo veel. Daar zal toch vraag naar zijn.’, zegt zij.

Ook E. loopt als manager tegen barrières op. Want haar werkgever (de overheid) wil het aantal fte’s beperkt houden. Dus moet zij waanzinnig dure zzp’ers inhuren en voor elke flutklus een vreselijk bureaucratische aanvraag- en goedkeuringsprocedure doorwerken. Mocht er weer een klus komen, dan zouden we allebei liever kiezen voor een tijdelijk dienstverband.

Het systeem leidt tot een enorme verspilling van kwaliteiten, zowel die van haar als van mij. Want bij haar zijn de ondersteunende medewerkers wegbezuinigd. Dus moet ze zelf formuliertjes invullen. En mijn kwaliteiten kunnen bij diverse werkgevers goed worden ingezet. Maar er ontstaat geen match, omdat ze blindvaren op algoritmes voor werving- en selectie-doeleinden. Mijn CV past niet in een digitaal hokje en ikzelf evenmin. Er bestaat zelfs een uitdrukking voor deze situatie: death by algorithm.

Gelukkig begint de krapte op de arbeidsmarkt nu zodanig te wringen dat zelfs werkgevers aan introspectie doen. Zou er dan toch iets verkeerd gaan? Misschien schrijven ze wel te veel mensen bij voorbaat af. Misschien zijn de huidige algoritmes toch te beperkt. En misschien, heel misschien, is werving en selectie ook mensenwerk.

Dat er bij werkgevers iets begint te dagen, blijkt uit ‘Onze kijk op werk is gedateerd’ op pagina 15 van hun rapport Wegwerkzaamheden. Tien ideeën voor de wereld van werk. De ideeën in het rapport zijn lezenswaardig. Al zullen sommige daarvan déjà vu gevoelens oproepen bij trouwe volgers van Raam Open.

Luchtigheid in de zomertijd

Op deze warme zomerdagen staat ons hoofd niet naar zware kost. We willen vakantie vieren, lekker luieren, ijsjes eten of genieten van een goed boek. Ik ben die dag op pad met een wandelgroep. Tijdens een pauze in Warnsveld schuif ik aan bij twee mannen van mijn leeftijd.

De een ziet er uit als de slanke versie van Michiel de Ruyter. En zowaar, hij heeft carrière gemaakt bij de koopvaardij. De ander kan ik niet direct inschatten. Zodra we bestellen, gaat hij helemaal los over wijnen. Een kenner kennelijk. Michiel haakt hier op in. Hij is bedreven in het sableren. Of sabreren; daar wil ik van af zijn.

Binnen no-time gaat het over de reiservaring van de heren. Ik ben een gewillig oor en speel het spelletje mee. Degene die ik moeilijk kon peilen, blijkt aan Shell gelieerd te zijn. In Nigeria. Ik zwijg over mijn vroegere werkzaamheden.

Michiel sprak eerder over de kustlijnen van Nieuw-Zeeland en Australië. Daar wil ik meer over horen. Hij heeft in die contreien gevaren, zo blijkt. Aan land in Australië is hij nooit geweest. Trekt hem ook niet. Hooguit wil hij eens aanmeren in Botany Bay en dan de rivier opvaren. Dat begrijp ik. Maar wil hij dan echt de rest van het land overslaan? Nou, hij heeft de woestijn van Saoedi-Arabië al gezien. ‘Die kale zandvlakten zijn toch allemaal eender.’  

De jongen van Shell begint nu over grote geopolitieke zaken te praten. In een razend tempo gaat het van Rusland via Amerika naar de Sinaï-woestijn. ‘Daar is het weer veilig nu.’ En vervolgens naar ‘Palestina’ (hij bedoelt Israël) en China. ‘China neemt alles over.’, voorspelt hij. ‘Dat zie je al in een heel vroeg stadium als je bij een multinational werkt.’ Dat wil ik aannemen.

‘Hoe denk je dat het leven voor ons wordt als China het hier voor het zeggen krijgt?, vraag ik hem. Daarop heeft hij geen antwoord.

Over bevlogenheid en bedrijfscultuur

Bij bevlogenheid denk ik aan werksituaties waarin ik helemaal in mijn element ben. En ik herinner me voorvallen waarbij dat werd tegengewerkt. Zoals het absurde voorbeeld van gisteren. Uit België komt een verbaasde reactie: ‘En dat in Nederland.’ Tja, dit is net een gewoon land. Ik heb op meerdere continenten bij internationale organisaties gewerkt en collega’s van allerlei nationaliteiten gehad. Soms denk je dat je de nationale cultuur wel een beetje kent. Maar per persoon en per organisatie kan daar flink verschil in zitten.

Er gaat weinig boven zelfstandig met passie en concentratie aan interessante klussen werken. Daar krijg je energie van. Ondanks de werkdruk en alle regeltjes doen Nederlandse werkgevers moeite om het bevlogen werknemers naar de zin te maken. Dat is economisch gezien ook in hun belang. Ons land telt zelfs het hoogste aantal bevlogen werknemers. Veel meer dan Frankrijk, bijvoorbeeld.

Daar is een simpele verklaring voor. Frankrijk is bij uitstek een hiërarchisch land. Terwijl werknemers in Nederland niet voor elk wissewasje toestemming hoeven vragen. Zij kunnen vaak zelf bepalen hoe ze hun tijd indelen en hun werk aanpakken. En ze hebben inspraak. In Nederland overheerst het pluriforme protestantisme en in Frankrijk het universalistische katholicisme.

De uitzonderingen zitten vaak precies waar je ze niet verwacht. Zo dacht ik vroeger dat Amerikaanse bedrijven vooruitstrevend zijn. Maar ze zijn vooral bezig met risico’s uitsluiten. Voor innovatiekracht kan je beter naar Oost-Afrika kijken. ‘Originele’ Amerikaanse filmscripts worden regelmatig gejat uit Frankrijk. Van een Nederlandse hippe start-up had ik nooit verwacht dat de jonge eigenaar zeer star was. Sommige commerciële bedrijven zijn trouwens socialer dan hulporganisaties. En de hartelijkste zakenrelatie die ik ooit heb ontmoet, was een Rus.

Even terug naar het stukje van gisteren. Een gerenommeerde universiteit kan uitblinken in wetenschap en innovatie, maar tegelijkertijd haar organisatiestructuur verwaarlozen. Dat is een kwestie van prioriteit en helaas geen zeldzaamheid. Dan kan een manager komen met een dooddoener als ‘Zo gaat dat hier nu eenmaal’. Maar dit zegt soms meer over zijn eigen belang (of gebrek aan wilskracht en oplossingsvermogen), dan dat het staat voor de cultuur van een hele organisatie.

Water halen voor de koffie

Wanneer ik een aantal jaren terug bij een universiteit begin, worden mij wat zaken uitgelegd. We werken op de tweede verdieping. Iedere ochtend zetten we een verse pot koffie voor de onderzoekers in het gebouw aan de overkant. Dat gebouw is vanaf onze verdieping te bereiken via een loopbrug. En die pot koffie is een resterende gewoonte uit de tijd dat het secretariaat in dat andere gebouw zat. Er werken uitsluitend intelligente mensen. Het lijkt mij dat zij best zelf een pot koffie kunnen zetten. Dit denk ik met mijn Hollandse nuchterheid en weerzin jegens onnodige hiërarchie. Maar ik ben nieuw en doe braaf wat mij wordt verteld.

Het is herfst. Het regent en het waait. Daar loop ik dan iedere ochtend over die loopbrug. Het enige voordeel is de frisse buitenlucht. Het wordt winter. Het sneeuwt en ik glibber nu rillend in mijn nette kantoorkleding naar de overkant. Hopend dat ik niet uitglijd en in de peilloze diepte stort.

Dan besluit de universiteit in haar onuitputtelijke wijsheid dat we nieuwe fonteintjes bij de toiletten moeten krijgen. Zo’n fonteintje is aan de overkant het dichtstbijzijnde tappunt voor water in de koffiekan. Alleen zijn de nieuwe kranen van die strakke design dingen. Je kan er slechts met de grootste moeite je handen onder wringen. Laat staan een koffiekan.

Het is inmiddels lente en ik sta voor een groot dilemma. Ga ik:

  1. Twaalf keer met een klein kopje water in die kan gieten tot hij vol is?
    Dan krijg ik wel het gevoel dat ik compleet achterlijk bezig ben.
  2. Of eerst over de loopbrug de koffiekan halen, dan met de koffiekan naar ons gebouw terug over de loopbrug, dan met de trap naar de eerste verdieping waar een invalidentoilet is (de lift kan ook, maar die is ’s morgens altijd druk bezet), afijn het invalidentoilet dus, waar als laatste nog een oorspronkelijk kraantje zit, daar water tappen, dan weer met de trap of de lift naar de tweede verdieping, wederom over de loopbrug, en voor twaalf kopjes koffie water in het koffieapparaat gieten?
    Bij deze optie kan ik tenminste wel elke ochtend theatraal uitbeelden hoe belachelijk de situatie is.

Ik kan ook een verbetering suggereren. Maar dat is tegen beter weten in, want ‘hier gaat het nu eenmaal zo.’

De waarde van diploma’s

Soms begin je ergens aan, terwijl je moet afwachten wat het je zal brengen. Zo werkt het vaak met opleidingen. Je gaat vol goede moed van start. Bijvoorbeeld voor een volgende stap in je loopbaan, of als je een eigen bedrijf opbouwt. Ik heb het meeste geleerd dankzij werkervaring, reizen en avondopleidingen. De volgende diploma’s hebben mij veel gebracht.

Praktijkdiploma Boekhouden (PDB)
Klinkt saai zeker? Maar vergis je niet. Dankzij dit diploma heb ik dertien jaar mijn brood verdient en zeven jaar lang een boekhouder voor mijn bedrijf uitgespaard. Ik kreeg als schoolverlater zonder bruikbaar diploma mijn eerste baan bij een accountantskantoor. De eis was wel dat ik het PDB zou halen. Ik heb er ruim dertig jaar later nog altijd plezier van. Want ik kan elk projectbudget ‘lezen’, zelf mijn inkomstenbelastingaangifte doen, administraties voeren en de buurtvereniging helpen als lid van de kascommissie.

Cambridge Certificate of Proficiency in English (CPE)
Het CPE haalde ik nadat ik anderhalf jaar over de aardbol had gereisd. Bij vertrek was mijn Engels nog gebrekkig, bij thuiskomst sprak ik het vloeiend. Het certificaat fungeerde als bevestiging. Met dit papiertje kreeg ik vijftien jaar werk bij zes internationale bedrijven en organisaties.

Cluster communicatie & redactie
Hierbij horen Praktische journalistiek, VWO deelvak Nederlands en Bureauredacteur. Eerst rolde ik per toeval in een redactiebaan, waarna het interessant werd om deze opleidingen te volgen. Later kreeg ik werk in de communicatie door mijn ervaring met websitesoftware. Op dat gebied ben ik autodidact. Deze cluster komt werkelijk overal bij van pas. Denk maar aan dit blog.

Interfacultair keuzevak Ontwikkelingsvraagstukken, VU
Ik was secretaresse in de ontwikkelingssector toen ik aan dit veelzijdige keuzevak begon. De colleges en literatuur waren razend interessant. Tegelijk werd ik op mijn werk getraind voor een inhoudelijke functie. Zo’n kans is in de huidige ontwikkelingssector ondenkbaar. Door dit duale traject verbreedde en verdiepte mijn kennis over hoe de wereld in elkaar steekt. Dat neem ik mijn leven lang mee.

Vaak werkte ik al in de betreffende richting voordat ik aan een opleiding begon. Hierdoor kon ik opgedane kennis direct toepassen. Nu willen werkgevers eerst diploma’s zien. Ik hoorde dat ze vanwege ISO-regels uitsluitend gediplomeerde werknemers zoeken. Zo worden we met zijn allen strakker in het harnas geperst. Opleidingen bieden kaders, duiding en een stevige basis. Toch beklijft geïnternaliseerde kennis uit ervaring beter. We zullen zien wat dat in de toekomst waard is.