Zo druk je die plannen er wel door

Vergaderen lijkt zo eenvoudig. Je zit met wat mensen om tafel en bespreekt een aantal zaken. Daarbij volg je een agenda. Om de beurt vertel je wat je doet en lever je professionele input. Wanneer iemand spreekt, luisteren de anderen. Daarna neem je gezamenlijk besluiten. Je verdeelt nieuwe taken en noteert belangrijke afspraken. Dat is alles. De vergaderingen van ons vrijwilligersclubje echter, verlopen een beetje anders. Wat zeg ik? Het is totale chaos!

Persoonlijk vind ik dat je eerst een opleiding psychologie moet doen, voordat je aan vergaderingen begint. Want je denkt misschien dat het over de agendapunten gaat, maar dat is niet altijd zo. Het draait evenzeer om belangen, om gevoelens en om onuitgesproken verwachtingen. Bovendien brengt iedere deelnemer zijn eigenaardigheden mee. In dat opzicht helpt de Belbin test, en het bestuderen van de Roos van Leary.

Daarnaast vind ik dat een studie politicologie vereist is. Tenminste, wanneer je met door de wol geverfde types in een vergadering zit. Je zou het bij onze gemoedelijke vergadering niet verwachten, maar hier speelt de hogere kunst van het plannen erdoor duwen. En het gaat er soms behoorlijk slinks aan toe.

Wat bijvoorbeeld goed werkt, is een onrustige sfeer creëren. Sta midden in de bespreking van een agendapunt op om voor iedereen koffie te gaan halen. Of beter: hou met een of twee deelnemers onderonsjes, terwijl de vergadering gaande is. Dat leidt af en zorgt later voor twijfel. Dan kan je de volgende keer zeggen: ‘Oh, maar dat hebben we de vorige keer al besproken.’ Hoe chaotischer, hoe beter. Met wat geluk mist de notulist dan precies de besluiten die jou minder goed uitkomen.

Beter nog is om zaken voor te bespreken met een invloedrijk persoon. Je merkt snel genoeg wie dat is. En verwacht je van iemand een tegenstem, zorg dan dat de dwarsligger pas tijdens de vergadering informatie krijgt, terwijl de rest al op de hoogte is. Moffel kritieke punten diep weg in een tekst. Wellicht lukt het om je document meteen al in stemming te brengen.

Wat ook helpt, is dit. Benader een enthousiaste trainer en hou die een wortel voor. Beloof bijvoorbeeld ruimte voor exposure, ook al ga jij daar niet over. Vervolgens laat je de trainer met verve een workshopvoorstel presenteren. Dat vergroot de gunfactor. Degene die dan bezwaren uit, wordt vanzelf gezien als spelbreker.

Maar de beste manier is structureel elk tegengeluid negeren, en steeds opnieuw hetzelfde oude voorstel indienen. Desnoods drie keer. Stuur het gauw per ongeluk ongewijzigd naar een fonds voor subsidie. Dan kan je achteraf zeggen: ‘Oeps, het stond nog in het plan. En ze hebben het al goedgekeurd. Nu moeten we het wel zo uitvoeren.’

2 gedachtes over “Zo druk je die plannen er wel door

  1. Ingrid van Bouwdijk Bastiaanse

    En zorg dat je notulist bent en schrijf dat wat je niet zint, niet op. De meeste mensen lezen de notulen toch niet meer terug, maar er staat wel zwart op wit wat jij graag wilt.

Reageren mag

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

Deze site gebruikt Akismet om spam te bestrijden. Ontdek hoe de data van je reactie verwerkt wordt.